blank

Văn phòng ảo và các vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm

1. Văn phòng ảo là gì? 

Văn phòng ảo là dịch vụ cho thuê địa chỉ tòa nhà để làm giấy phép đăng ký kinh doanh và đặt văn phòng đại diện để tiếp khách dành cho tất cả doanh nghiệp tại Việt Nam. Đây là loại hình đã xuất hiện từ lâu trên thế giới nhưng chỉ vừa được các doanh nghiệp Việt Nam quan tâm trong vài năm trở lại đây. 

Khi thuê văn phòng ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí vận hành, trong khi vẫn duy trì được cơ hội kinh doanh, và hình ảnh của doanh nghiệp như khi thuê một văn phòng thực thụ.

+ Lễ tân trực điện thoại, tiếp nhận thư/từ, fax,…

+ Thông tin doanh nghiệp: Địa chỉ, số điện thoại,… Tất cả đều hợp lệ.

+ Không gian văn phòng thực thụ: Trang thiết bị văn phòng đều có sẵn và chuyên nghiệp. 

blank
Ảnh minh hoạ lễ tân trực tổng đài

2. Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng ảo

2.1. Ưu điểm của văn phòng ảo

– Tiết kiệm chi phí

Với mô hình văn phòng ảo, doanh nghiệp không cần đầu tư một khoản tiền lớn để thuê văn phòng và set-up. Mô hình này sẽ giúp bạn tiết kiệm được 75-80% chi phí. Đây cũng chính là ưu điểm nổi bật nhất của mô hình văn phòng ảo được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu.

– Hình ảnh chuyên nghiệp

Văn phòng ảo cung cấp cho doanh nghiệp không gian làm việc thực thụ, chuyên nghiệp và được đặt ở vị trí dễ tìm kiếm. Đội ngũ lễ tân và nhân viên năng động – nhiệt tình – trách nhiệm cao. Ngoài ra khi doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo còn được hỗ trợ các tiện ích như nhận thư từ, bưu phẩm, tiếp khách và xử lý các công việc trong phạm vi cho phép khi doanh nghiệp vắng mặt. Các địa chỉ văn phòng ảo thường nằm tại các vị trí thuận tiện cho việc di chuyển. Gần kề với cá các ngân hàng, nhà hàng, khách sạn bên cạnh nên rất thuận tiện trong việc tiếp khách, ăn uống, nghỉ ngơi. Từ đó sẽ xây dựng hình ảnh đẹp trong mắt khách hàng, đối tác.

– Mở rộng thị trường

Với văn phòng ảo, các doanh nghiệp có thể mở rộng chi nhánh của mình khá dễ dàng tại các thành phố lớn. Sở hữu một văn phòng đại diện, địa điểm giao dịch thuận tiện sẽ giúp khách hàng tìm đến với doanh nghiệp dễ dàng hơn. Văn phòng ảo có thể cho phép các doanh nghiệp linh hoạt mở rộng thị trường sang thành phố khác với chi phí tối ưu nhất.

2.2. Nhược điểm của văn phòng ảo

– Không có vị trí ngồi cố định

Đây là loại hình dịch vụ linh hoạt. Nhiều doanh nghiệp cùng dùng chung một địa chỉ kinh doanh. Nên sẽ không có chỗ ngồi cố định cho các nhân viên.

– Phải đặt lịch họp trước khi muốn gặp gỡ khách hàng

Do có nhiều công ty, doanh nghiệp cùng sử dụng dịch vụ của văn phòng. Doanh nghiệp cần phải tuân thủ các quy định của bên cho thuê văn phòng ảo về vấn đề này. Điều đó sẽ khiến cho doanh nghiệp gặp khó khăn.

– Vấn đề đảm bảo sự riêng tư, sự bảo mật

Có nhiều công ty, doanh nghiệp cùng thuê tại một văn phòng ảo. Do đó, vấn đề bảo mật thông tin, vấn đề đảm bảo quyền riêng tư sẽ rất khó được thực hiện. 

blank

Một số tiện ích văn phòng khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tại Co Office

3. Đối tượng được sử dụng văn phòng ảo

Một số đối tượng sử dụng văn phòng ảo:

+ Giám đốc các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn mở rộng chi nhánh hoặc có một văn phòng đại diện ngay tại trung tâm thành phố.
+  Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập doanh nghiệp nhưng muốn tiết kiệm chi phí.
+  Các chuyên viên tư vấn và các nhóm dự án
+  Văn phòng đại diện có quy mô nhỏ
+ Ngoài ra, đối tượng thuê văn phòng ảo còn là các công ty nước ngoài đang hoạt động trong thời gian thăm dò thị trường

4. Tính pháp lý của văn phòng ảo

Hiện nay chưa có bộ luật doanh nghiệp hay văn bản pháp luật nào quy định doanh nghiệp không được thuê văn phòng ảo để làm trụ sở kinh doanh. Vì vậy, việc doanh nghiệp thuê văn phòng ảo là không trái pháp luật.

Dù thuê văn phòng ảo hay văn phòng làm việc, doanh nghiệp vẫn còn có con người thật. Có người đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm về hoạt động doanh nghiệp. Cơ quan quản lý chỉ cần tìm cách quản lý con người là được. Văn phòng “ảo” hay “thật” không quan trọng bằng việc doanh nghiệp hoạt động như thế nào. Do đó, vấn đề cốt lõi là quản lý con người chứ không phải quản lý trụ sở.

5. Những lưu ý khi thuê văn phòng ảo

+ Tìm hiểu thật cẩn thận công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo. Vì đây là một dịch vụ chưa có quy định thật sự rõ ràng. Nên doanh nghiệp cần chọn một công ty uy tín là rất cần thiết.

+ Hiểu thật chính xác những gì nhân viên tư vấn truyền đạt. Nếu có chỗ nào không hiểu hoặc thắc mắc về dịch vụ thì phải hỏi rõ ngay.

+ Hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước. Mặc dù là một địa chỉ giao dịch gián tiếp, tuy nhiên thông tin về doanh nghiệp và chủ sở hữu là thật. Nên việc thực hiện đầy đủ các quy định của pháp luật là nghĩa vụ cần phải được thực hiện.

+ Tùy thuộc vào vấn đề tài chính và phương hướng phát triển, doanh nghiệp cần đưa ra phương án hợp lý. 

Trên đây là bài viết tìm hiểu về Văn phòng ảo là gì và các vấn đề liên quan cần chú ý quan tâm. Nếu quý khách hàng có thắc mắc, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ một cách nhanh nhất.