Văn phòng truyền thống luôn là lựa chọn ưu tiên cho các cá nhân hoặc doanh nghiệp trước khi các loại hình văn phòng kiểu mới như văn phòng trọn gói, văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo phát triển mạnh. Vậy đâu là yếu tố làm loại hình văn phòng truyền thống không còn là lựa chọn ưu tiên của các doanh nghiệp hiện nay?
Hãy cùng Co Office tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này nhé!
Văn phòng truyền thống là gì? Ưu và khuyết điểm của loại hình văn phòng này
Văn phòng truyền thống là gì?
Văn phòng truyền thống là loại mô hình quen thuộc, chỉ thuộc quyền sở hữu và quản lý của duy nhất một doanh nghiệp. Họ có quyền tự thiết kế, trang trí không gian riêng và trang bị tất cả các tiện ích khác ở văn phòng mà không cần hỏi ý kiến của bên khác. Văn phòng này không chỉ là nơi làm việc xuyên suốt có thể tăng ca tuỳ ý mà còn là nơi gặp gỡ, tiếp đón đối tác và tạo dựng hình ảnh công ty.
Ưu điểm và khuyết điểm của văn phòng truyền thống
Ưu điểm của văn phòng truyền thống
- Tạo dựng được văn hóa riêng của doanh nghiệp: Văn phòng truyền thống là văn phòng thuộc quyền sở hữu của một doanh nghiệp duy nhất nên họ có quyền tự thiết kế không gian riêng, trang trí và trang bị các tiện ích văn phòng mang dấu ấn riêng của công ty. Ngoài ra các nhân viên làm việc ở đây điều thuộc về cùng một doanh nghiệp, họ dễ dàng có thể đào tạo và đưa quy trình làm việc của riêng mình , từ đó văn hoá đặc trưng của doanh nghiệp hình thành góp phần tạo ra thương hiệu và không nhầm lẫn với các doanh nghiệp khác.
- Có tính pháp lý cao: Văn phòng truyền thống có tính ổn định về pháp lý cao, bởi vì khi ký kết hợp đồng đều được cung cấp thông tin rất rõ ràng, vì vậy khi đăng ký kinh doanh hoặc các vấn đề liên quan đòi hỏi về cung cấp hợp đồng đều rất thuận lợi hiếm khi có vấn đề xảy ra
- Tạo được sự tin tưởng: Doanh nghiệp có văn phòng riêng sẽ tiếp khách, trao đổi với đối tác trực tiếp tại đây từ đó tạo được sự tin tưởng, ấn tượng tốt của khách hàng và đối tác bởi độ chuyên nghiệp
Nhược điểm của văn phòng truyền thống
- Chi phí thuê ban đầu cao: Với văn phòng truyền thống doanh nghiệp sẽ thuê toàn bộ văn phòng và sử dụng riêng cho chính doanh nghiệp, không chia sẻ với bất cứ bên nào nên chi phí thuê sẽ rất cao, chưa tính đến việc trang trí và trang bị các thiết bị văn phòng khác
- Hạn chế việc mở rộng quan hệ: Đối với các loại hình văn phòng khác đặc biệt là văn phòng chia sẻ, doanh nghiệp sẽ làm việc chung với nhiều cá nhân và doanh nghiệp khác nên dễ dàng có sự kết nối với nhau, còn phòng truyền thống thì làm việc độc lập và thuộc sở hữu của duy nhất một doanh nghiệp. Vì vậy, sẽ không có việc kết nối và mở rộng mối quan hệ trong các ngành nghề khác có thể làm mất đi nhiều khách hàng tiềm năng
- khó khăn trong việc nâng cấp: Thường văn phòng riêng sẽ chia nhiều phòng ban và đã cố định vách ngăn nên muốn nâng cấp hay mở rộng rất khó và sẽ làm ảnh hưởng tới công việc của nhân viên
- Tạo cảm giác không thoải mái cho nhân viên: Việc ngăn vách chia nhiều phòng ban hạn chế việc duy chuyển của nhân viên làm họ cảm thấy gò bó và ngột ngạt. Ngoài ra, không gian và cách bố trí đã được cố định lúc ban đầu làm cho nhân viên có cảm giác nhàm chán
Vậy tại sao văn phòng truyền thống không còn là chọn lựa ưu tiên của các doanh nghiệp hiện nay?
Nhiều loại hình thuê văn phòng ra đời
Ngày nay, một ngày có rất nhiều doanh nghiệp được thành lập làm nhu cầu tìm kiếm văn phòng cũng tăng cao, nhưng loại hình văn phòng truyền thống lại tốn chi phí thuê khá cao nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa. Đặc biệt là các Startup việc thuê văn phòng riêng là quá sức nên để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp này, nhiều mô hình cho thuê văn phòng như Coworking space, văn phòng ảo ra đời
Chi phí thuê đắt đỏ gấp nhiều lần so với các loại hình văn phòng khác
Đầu tiên, với mục đích tối ưu chi phí, giảm thiểu ngân sách thuê văn phòng để tập trung vào các mục đích kinh doanh khác, nên thay vì chọn văn phòng truyền thống đa số các doanh nghiệp nhỏ và vừa điều sẽ chọn thuê văn phòng chia sẻ để tiết kiệm chi phí
Mô hình dịch vụ kiểu mới cung cấp đầy đủ các tiện ích văn phòng
Các mô hình thuê văn phòng kiểu mới như văn phòng ảo hay văn chia sẻ doanh nghiệp sẽ được sở hữu đầy đủ các tiện ích văn phòng giống như văn phòng truyền thống nhưng không phát sinh chi phí thêm, ngoài chi phí thuê văn phòng nên nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa thường có xu hướng chọn điều có lợi cho doanh nghiệp
Thiếu linh hoạt trong việc thanh toán phí thuê
Các loại hình văn phòng kiểu mới doanh nghiệp có thể linh hoạt về thời hạn thanh toán phí thuê văn phòng, còn văn phòng truyền thống thường sẽ thanh toán phí thuê văn phòng 01 lần khi ký hợp đồng. Ngoài ra, văn phòng truyền thống tiền cọc cũng sẽ rất cao cũng sẽ cao hơn nhiều lần so với các loại văn phòng khác
Mặc dù hiện nay loại hình văn phòng truyền thống không còn được ưa chuộng nhưng vẫn được nhiều doanh nghiệp lớn chọn lựa thuê vì tiện lợi và phù hợp với tiêu chí của họ trong quá trình tạo dựng hình ảnh và văn hóa riêng, nên tùy thuộc vào nhu cầu của mỗi cá nhân hoặc doanh nghiệp mà họ đưa ra quyết định thuê văn phòng phù hợp
