Văn phòng trọn gói là gì?
Văn phòng trọn gói là một mô hình dịch vụ cho thuê phòng làm việc riêng đang được nhiều công ty vừa và nhỏ yêu thích, quan tâm nhiều nhất trong những năm gần đây. Không giống như văn phòng truyền thống chỉ có một công ty thuê và sử dụng, Văn phòng trọn gói theo kiểu nhiều công ty khác nhau cùng chia sẻ mặt bằng làm việc trong những tòa nhà văn phòng với đầy đủ tất cả các thiết bị cơ sở vật chất như:”Máy lạnh, Internet, Bàn ghế, Lễ tân….”
Với dịch vụ này, Doanh nghiệp của bạn sẽ không cần lo lắng bất kỳ chi phí nào phát sinh thêm. Để set up và hoạt động một văn phòng truyền thống sẽ có rất nhiều khó khăn khác nhau dành cho một công ty mới, ít nhân sự. Vậy nên lựa chọn văn phòng trọn gói uy tín, sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí một cách tối đa và không cần lo lắng về nội thất văn phòng.
Những yếu tố nào khiến Doanh nghiệp muốn thuê văn phòng trọn gói
Văn phòng trọn gói có thể là một lựa chọn tuyệt vời hơn so với việc thuê một văn phòng truyền thống. Nhưng doanh nghiệp cũng nên cân nhắc kỹ lưỡng khi chọn nơi đặt trụ sở của mình. Dưới đây là một số ưu điểm khi thuê văn phòng trọn gói:
1. Tính linh hoạt
Không gian văn phòng truyền thống yêu cầu doanh nghiệp phải ký hợp đồng thuê dài hạn với đơn vị cho thuê và sẽ phải thanh toán trước toàn bộ phí thuê hoặc sẽ đặt cọc một khoản tiền khá lớn khi quyết định thuê. Nếu khi bạn cần trả mặt bằng trước thời hạn hoặc chuyển đến sớm hơn thời hạn trong hợp đồng thuê văn phòng đã ký kết bạn sẽ mất tiền cọc và toàn bộ tiền đã thanh toán trước . Ngoài ra khi thuê văn phòng truyền thống sẽ có nhiều chi phí phát sinh thêm như internet, điện, dọn dẹp, bảo trì,…
Với văn phòng trọn gói, tất cả các dịch vụ và chi phí phát sinh thêm đều do đơn vị cho thuê đảm nhận và đã được tính trọn gói trong phí thuê hàng tháng mà bạn sẽ trả, bạn sẽ không phải tốn thêm các khoản phí lắc nhắc riêng lẻ như khi thuê văn phòng truyền thống.
2. Không gian được quản lý
Với văn phòng trọn gói, không gian sẽ được quản lý bởi đơn vị cho thuê văn phòng. Điều này có nghĩa là khi doanh nghiệp bạn thuê văn phòng thì sẽ được trang bị đầy đủ nội thất, Internet, máy in… Cho phép doanh nghiệp bắt đầu công việc ngay lập tức.
Đặc biệt là doanh nghiệp không cần phải ra ngoài và tìm nhân viên vệ sinh cho văn phòng, tự thương lượng hợp đồng với nhà cung cấp internet, mua bàn ghế,…Vì đơn vị cho thuê văn phòng trọn gói sẽ đảm nhận mọi công việc, kể cả dọn dẹp và họ sẽ đảm bảo rằng văn phòng luôm sạch sẽ.
3. Năng suất
Văn phòng trọn gói được thiết kế để giúp bạn và đội ngũ của bạn làm việc hiệu quả. Bằng cách cung cấp cho bạn không gian văn phòng riêng, điều này sẽ giúp bạn và nhân viên của bạn tập trung vào các nhiệm vụ trước mắt mà không bị phân tán bởi không gian làm việc chung.
Hầu hết các đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng đều có phục vụ thêm cà phê hoặc đồ ăn uống tại chỗ, nên bạn co thể lựa chọn nhanh chóng và dễ dàng mà không cần phải sử dụng dịch vụ bên ngoài.
Ngoài ra Internet và điện tại hầu hết các không gian văn phòng trọn gói sẽ có tốc độ cao với nhiều khả năng dự phòng, có nghĩa là doanh nghiệp của bạn sẽ luôn trực tuyến và có thể trả lời các cuộc gọi và email của khách hàng.
4. Chuyên nghiệp
Văn phòng trọn gói sẽ cung cấp tất cả các thiết bị văn phòng cần thiết mang lại sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
Hầu hết các văn phòng trọn gói đều cung cấp cho doanh nghiệp dịch vụ phòng họp và hội nghị, không gian tổ chức sự kiện, khu vực tiếp khách và các khu vực tụ họp chung để kết nối và cộng tác.
Ngoài ra cũng sẽ có lễ tân tiếp nhận, xử lý các cuộc gọi điện thoại và nhận thư từ. Tất cả những gì bạn cần làm là mời khách hàng và chào đón họ đến không gian văn phòng chuyên nghiệp của bạn.
5. Kết nối và Tương tác
Văn phòng trọn gói là không gian chung mà nhiều doanh nghiệp thuê và sử dụng cùng nhau, vậy nên sẽ có nhiều cá nhân, doanh nghiệp có cùng chí hướng, trải dài các ngành khác nhau và các giai đoạn tăng trưởng khác nhau trong doanh nghiệp của họ.
Việc chia sẻ không gian chung trong không gian văn phòng trọn gói sẽ cho phép bạn có được tương tác tự nhiên với các thành viên thuê và sử dụng văn phòng, nhờ vậy, bạn có thêm một cách quảng bá thương hiệu mà không phải tốn thêm chi phí. Từ đó, bạn có thể gặp đối tác kinh doanh tiếp theo của mình hoặc tìm kiếm lời khuyên về cách phát triển doanh nghiệp.
Những không gian chung này tạo cơ hội cho nhân viên của bạn hòa nhập với những người khác mở rộng mối quan hệ để thuận lợi cho việc phát triển trong công việc của họ. Đây xem như là một phần thưởng bổ sung cho các công ty nhỏ, những người ít có cơ hội tham gia và giao lưu với nhiều nhân viên khác ở nhiều ngành nghề khác nhau để trau dồi thêm sự hiểu biết.
6. Hiệu quả chi phí
Thuê văn phòng truyền thống rất tốn kém và cần cam kết thuê lâu dài. Thậm chí có thể đắc hơn rất nhiều dựa trên vị trí của không gian văn phòng bạn thuê.
Bằng cách chuyển sang sử dụng văn phòng trọn gói, Doanh nghiệp có thể cắt giảm đáng kể chi phí hàng tháng của mình, vì khi đó doanh nghiệp chỉ trả một khoản phí thuê hàng tháng cho đơn vị cho thuê mà không phải trả nhiều lần vào từng khoản phí lắc nhắc cho chủ mặt bằng và nhà cung cấp các dịch vụ đi kèm khác. Bạn cũng sẽ không bị ràng buộc vào hợp đồng thuê dài hạn, khi có thể ký hợp đồng theo tháng, theo năm,…Tùy vào nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
Với những khoản chi phí tiết kiệm đáng kể này, Doanh nghiệp có thể tăng đáng kể ngân sách vào tiếp thị và quảng cáo, cũng như tăng các hoạt động tương tác và giao với nhân viên của mình.
Không gian chung cho phép bạn vào làm việc ngay lập tức sau khi bạn thuê dịch vụ văn phòng. Đây có thể là một yếu tố thay đổi quyết định đến năng suất, sự sáng tạo và tiềm năng tài chính của bạn.
Đối tượng nào phù hợp với loại hình văn phòng trọn gói?
Mặc dù, mô hình văn phòng trọn gói mang đến rất nhiều sự tiện lợi ích và lợi thế cho hoạt động của các doanh nghiệp, nhưng không phải bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phù hợp với loại hình văn phòng thông minh này. Vì vậy, bạn cũng cần cân nhắc thật kỹ trước khi đưa ra quyết định của mình.
Những đối tượng khách hàng phù hợp sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói:
- Các công ty startup, công ty có quy mô vừa và nhỏ;
- Các doanh nghiệp cần mở văn phòng đại diện hoặc chi nhánh;
- Các nhóm freelancer;
- Các nhóm nghiên cứu;
- Văn phòng luật sư;
Trên đây là một vài thông tin về văn phòng trọn gói. Các bạn có thể tham khảo xem mô hình này có thật sự phù hợp với doanh nghiêp của bạn không trước khi quyết định thuê.
