Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo (tiếng anh là Virtual Office) là một thuật ngữ chuyên dùng để gọi tên một hình thức cho thuê văn phòng đại diện hay còn là cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh mà trong đó mọi thông tin giao dịch giữa doanh nghiệp và đối tác khách hàng đều được chuyển hướng về trụ sở chính.
Cho thuê văn phòng ảo giúp tạo điều kiện cho doanh nghiệp tận hưởng các tiện ích như sở hữu một văn phòng thực tế gồm có bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách, phòng họp, phòng tiếp khách,… .
Mô hình Văn phòng ảo – Một dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh hoàn hảo có tính hợp pháp cao, là một văn phòng đại diện đáng tin cậy trong mắt khách hàng và đối tác. Đặc điểm nổi bật của văn phòng ảo là giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng đến 90%.
Đối với các doanh nghiệp/ tư nhân mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh, họ luôn gặp phải nhiều khó khăn trong môi trường cạnh tranh đầy cam go và khắc nghiệt.
Do đó những doanh nghiệp này buộc phải quản lý tốt tài chính công ty nên thường cắt giảm nhiều chi phí để có thể thu nhiều lợi nhuận và tiếp tục duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh của công ty.
Thế nhưng, những doanh nghiệp/ tư nhân này chưa có đủ khả năng để có thể thuê một văn phòng chính thức, dài hạn bởi vì nguồn vốn của công ty không nhiều. Do đó đâu mới là giải pháp tiết kiệm chi phí văn phòng hiệu quả nhất cho họ?
Phương án dịch vụ cho thuê văn phòng ảo giúp các doanh nghiệp/ tư nhân không còn băn khoăn và lo âu về việc đầu tư vốn của mình nữa. Họ không còn cần phải bỏ ra một số tiền khủng để thuê văn phòng truyền thống dài hạn trong một thành phố lớn xa hoa như Sài Gòn hay Hà Nội.
Các doanh nghiệp/ tư nhân có thể thuê văn phòng ảo với cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, phục vụ cho nhu cầu làm việc của mọi người.
Vì thế văn phòng ảo là một giải pháp văn phòng tuyệt vời giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí vận hành công ty và đồng thời còn tận hưởng trọn vẹn nhiều tiện ích như một văn phòng truyền thống.
Tính pháp lý của mô hình văn phòng ảo
1. Văn phòng ảo được quy định thế nào theo pháp luật?
Luật Doanh nghiệp định nghĩa “doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký với mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định:”Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.
Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Chính điều này đã tạo điều kiện cho mô hình văn phòng ảo hoạt động mạnh.
2. Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo có an toàn không?
Trong những ngày tháng qua do sự tấn công của dịch bệnh Covid-19 đã tác động tiêu cực đến toàn bộ doanh nghiệp tại Việt Nam. Có thể thấy hoạt động kinh doanh của nhiều doanh nghiệp bị đình trệ hoặc không thể tiếp tục hoạt động được nữa. Từ đó dẫn đến nền kinh tế Việt Nam có sự biến động trầm trọng. Và cho đến hiện tại cũng chưa hoàn toàn ổn định.
Thêm vào đó lại xảy ra ở các công nhân viên của công ty. Vì bảo vệ an toàn sức khỏe cho bản thân và gia đình, nhiều công nhân viên đành phải rời bỏ công việc làm của mình để trở về quê nhà. Bởi thế dù doanh nghiệp có hoạt động trở lại thì nguồn nhân lực lại trở thành vấn đề nan giải của họ.
Cuối cùng một nguyên nhân ảnh hưởng cực lớn đến doanh nghiệp đó chính là vấn đề tài chính công ty. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có những khoản nợ với con số không hề nhỏ. Chính vì tất cả các doanh nghiệp đều phải xem xét lại nguồn tài chính của công ty và lên kế hoạch chi tiêu hợp lý, tránh tiêu hao phung phí với những thứ không cần thiết.
Tổng hợp tất cả các vấn nạn trên, điều doanh nghiệp có thể xoay sở để hồi phục sự sống của doanh nghiệp chỉ còn có dịch vụ Văn phòng ảo. Với giải pháp tiết kiệm chi phí siêu hiệu quả giúp doanh nghiệp không còn nỗi sợ về tài chính, không lo không có đủ tiện ích văn phòng và còn sinh tồn bền vững trên thương trường kinh tế Việt Nam.
Ngoài ra còn có ưu điểm rất phù hợp cho thời điểm tình hình dịch bệnh căng biến đó là doanh nghiệp có thể làm việc tại nhà và quản lý từ xa. Mọi thư từ hay bưu phẩm đều được nhân viên dịch vụ văn phòng hỗ trợ chuyển giao an toàn và nguyên vẹn. Đây chính là một “Văn phòng xanh” vô cùng an toàn và hiệu quả trong công việc quản lý từ xa.
Ai là đối tượng sử dụng dịch vụ văn phòng ảo?
Để có sự lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp với công ty của doanh nghiệp, những doanh nghiệp thích hợp thuê văn phòng ảo là những đối tượng khách hàng sau đây:
- Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí công ty
- Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập công ty
- Các chuyên viên tư vấn muốn mở văn phòng giao dịch
- Các nhóm dự án cần một văn phòng để bàn bạc, họp hành
- Các công ty lớn muốn mở rộng chi nhánh có thể thuê đặt địa chỉ kinh doanh.
- Các công ty nước ngoài muốn thuê để làm văn phòng đại điện
- Một số ngành nghề cần mở văn phòng giao dịch như luật, kiểm toán tài chính, dịch thuật,…
Trên đây là một số thông tin hữu ích về tính pháp lý của văn phòng ảo, hi vọng sẽ mang lại thông tin hữu ích cho mọi người trước khi quyết định sử dụng dịch vụ này.
