Không còn là nơi cho các doanh nghiệp quy mô nhỏ hay doanh nghiệp khởi nghiệp ít nhân viên muốn tiết kiệm chi phí, văn phòng làm việc theo kiểu chia sẻ không gian (co-working space), trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 cũng đang có sức hút với cả những doanh nghiệp quy mô lớn nhiều nhân sự.
Ngay sau khi giãn cách, hàng loạt các doanh nghiệp trong và ngoài nước với đa dạng ngành nghề đã tìm đến mô hình văn phòng linh hoạt để có thể thuẩn lợi trong kinh doanh mà còn nhằm giảm chi phí.
Doanh nghiệp ngoại chuyển hướng
Dù thị trường mua bán bất động sản chưa có dấu hiệu “nóng” trở lại, nhưng các nhà môi giới, đơn vị cung cấp giải pháp văn phòng đang khá bận rộng với việc tiếp xúc hàng loạt các công ty đa dạng quy mô từ tập đoàn đến doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tất cả các cuộc gặp đều xoay quanh những giải pháp có thể tháo gỡ cho doanh nghiệp thoát khỏi khủng hoảng tài chính, khủng hoảng tiền mặt đang và sẽ đối mặt.
Đáng chú ý, văn phòng làm việc theo kiểu chia sẻ không gian trước đây là nơi dành riêng cho các doanh nghiệp nhỏ hay doanh nghiệp khởi nghiệp ít nhân viên và muốn tiết kiệm chi phí thì giờ đây các doanh nghiệp lớn với cả trăm, thậm chí cả ngàn nhân sự cũng đang hướng đến. Một số doanh nghiệp lớn có kế hoạch chuyển sang thuê văn phòng làm việc chia sẻ để tiết kiệm chi phí và tận dụng các dịch vụ chuyên nghiệp ở các tòa nhà làm việc chung này.
Cụ thể như chi nhánh tại Việt Nam của một công ty cung cấp dịch vụ bất động sản thương mại của Mỹ (không tiện nêu tên) đang tìm kiếm các văn phòng co-working phù hợp. Đây được xem là bước ngoặt khởi đầu của sự hết khả năng chịu đựng khi mà công ty gần như không có nguồn thu từ phí môi giới giao dịch bất động sản của cả năm nay.
Cũng bị ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, một tập đoàn tài chính và bảo hiểm đa quốc gia, từ năm ngoái đã lên kế hoạch chuyển đổi văn phòng từng phần để đáp ứng xu hướng làm việc hỗn hợp (Hybrid work). Đây là điển hình của thay đổi tư duy vận hành và sử dụng văn phòng trong tương lai.
Tương tự, một công ty chuyên cung cấp dịch vụ truyền thông và quảng cáo đã đầu tư gần 5 tỉ đồng vào văn phòng đặt trong tòa nhà hạng B+ ở quận Bình Thạnh (TPHCM), hiện đang tìm đơn vị để sang nhượng mặt bằng hoặc cùng hợp tác khai thác mặt bằng.
Trên thực tế, việc duy trì một văn phòng bình thường như trước đại dịch đang là một áp lực không nhỏ ảnh hưởng “sức khỏe tài chính” doanh nghiệp trước những cuộc vượt sóng rẽ gió khi bình-thường-mới- một lần nữa trở lại.
Tuy nhiên, việc dịch chuyển từ loại hình văn phòng truyền thống sang loại hình văn phòng chia sẻ không phải là do khó khăn mà để thuận lợi trong kinh doanh. Cụ thể như chi nhánh công ty giày và quần áo thể thao có nguồn gốc Thụy Sĩ, chuyên thiết kế và tiếp thị quần áo thể thao và giày chạy bộ mong muốn chuyển đổi mô hình văn phòng từ truyền thống, tòa nhà văn phòng sang văn phòng linh hoạt. Lý do được doanh nghiệp này đưa ra là nhằm thuận tiện cho nhân viên di chuyển giữa nhà máy – văn phòng. Vì văn phòng linh hoạt với không gian linh hoạt, đa dạng, thuận tiện cho nhân viên tiến hành các buổi chạy thử giày (văn phòng trong tòa nhà chỉ có một mặt sàn, không đáp ứng được nhu cầu này), có giao tiếp với cộng đồng ngành nghề khác.
Doanh nghiệp Việt cũng tăng chọn co-working space
Có thể thấy, sự chọn lựa co-working space của các doanh nghiệp Việt đang theo xu hướng chung của toàn cầu. “Báo cáo thị trường toàn cầu của Coworking Space 2021: Tăng trưởng và thay đổi Covid-19 đến năm 2030” (Coworking Space Global Market Report 2021: Covid-19 Growth and Change to 2030) được khảo sát bởi PRNewswire kết luận: Mặc dù Covid-19 đã hạn chế sự tăng trưởng của thị trường nhưng không gian làm việc chung toàn cầu sẽ tăng thị phần.
Một trong các nguyên nhân là sự xuất hiện của những phân ngành đang cung cấp hoặc đang phát triển những sản phẩm phức tạp ở các thị trường ngách, như: công nghệ tài chính, trí tuệ nhân tạo, y tế số, an ninh mạng, công nghệ nông nghiệp và thực phẩm mới, blockchain, sản xuất tiên tiến và người máy…
Tại Việt Nam, Báo cáo thị trường văn phòng quí 3 của JLL cũng tiết lộ những công ty có hoạt động kinh doanh tốt như công nghệ và thương mại điện tử sẽ tiếp tục là nguồn động lực thúc đẩy thị trường văn phòng cho thuê. CBRE cũng ghi nhận sự quan tâm nhất định của các tập đoàn cũng như doanh nghiệp vừa và nhỏ với xu hướng không gian làm việc chung, sức khỏe, bảo vệ môi trường…
Như vậy, việc hàng loạt các doanh nghiệp đa dạng ngành nghề tìm đến mô hình văn phòng linh hoạt ngay sau giãn cách không những cho thấy sự thích ứng năng động và hiệu quả trong cộng đồng doanh nghiệp nói chung; mà còn chứng minh co-working space đang là giải pháp phản hồi nhu cầu co dãn, tái cơ cấu của doanh nghiệp trước các thách thức về quản lý rủi ro và chi phí sau giãn cách.
Chuẩn bị cho trạng thái “bình thường mới” từ tháng 10-2021, hầu hết các doanh nghiệp đã bắt đầu những cuộc họp không hồi kết về việc tái cơ cấu quản lý – vận hành. Một trong số đó là những phương án bất tận về việc tổ chức, định dạng lại hoặc chuyển đổi, di dời không gian làm việc của nhân viên sao cho phù hợp với dòng tiền và những biến động không biết trước trong tương lai.
Trên thực tế, để tồn tại trong bối cảnh dịch bệnh bùng phát, doanh nghiệp đang “tự cứu mình” bằng nhiều cách. Cách doanh nghiệp nghĩ đến trước tiên là đàm phán với chủ nhà để đưa ra giá thuê mới rẻ hơn, hoặc có những giải pháp nhằm giảm chi phí thuê.
Tuy nhiên, những ràng buộc chặt chẽ về điều khoản thuê văn phòng giữa doanh nghiệp và chủ nhà: từ diện tích tối thiểu, đến giá thuê từng mét vuông, thời hạn hợp đồng (ít nhất 3-5 năm), sửa chữa, đền bù, trang trí, bảo trì bảo dưỡng, phí dịch vụ…
Với văn phòng truyền thống, tài sản của doanh nghiệp nằm trong văn phòng, nên chủ nhà nắm toàn quyền, doanh nghiệp không thể thay đổi bất kỳ điều khoản nào. Do đó, doanh nghiệp dù hiện chưa trả lại văn phòng nhiều nhưng họ đang ngắm ngầm tìm giải pháp văn phòng linh hoạt, sau khi hợp đồng hiện tại kết thúc.
