Hiện nay, với những nỗ lực từ phía Chính phủ nhằm thúc đẩy tăng trưởng kinh tế số và tạo lập môi trường kinh doanh thuận lợi nhằm thu hút doanh nghiệp nước ngoài đang muốn mở rộng thị trường tại Việt Nam và sự phát triển không ngừng của các doanh nghiệp nhỏ và vừa, start-up trong nước Kèm theo sự phát triển đó nhu cầu thuê văn phòng để làm việc chuyên nghiệp, tạo hình ảnh với khách hàng và đối tác là nhu cầu cấp thiết. Bắt kịp thị yếu và đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp nhiều loại hình văn phòng đã ra đời như Coworking Space, Officetel, căn hộ văn phòng, văn phòng ảo… Vậy đâu là yếu tố giúp bạn lựa chọn được loại hình văn phòng phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Thứ nhất: Vị trí thuê văn phòng
Vị trí là một trong những yếu tố quan trọng để thuê văn phòng sao cho hiệu quả. Vị trí thuê phải là một địa điểm thuận lợi cho việc kinh doanh, hoạt động của công ty. Hoặc thuận tiện đối với việc đi lại, giao dịch,… nào đó. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng, kinh doanh của doanh nghiệp của bạn mà có thể tìm được vị trí thuê văn phòng hơp lý và hiệu quả.
Ngoài ra, các vị trí tốt còn được đánh giá ở các yếu tố như: Không gian làm việc, cảnh quan xung quanh, vị trí phù hợp với phong thủy… Và còn rất nhiều yếu tố khác nữa. Chính vì thế, khi thuê văn phòng làm việc, vị trí văn phòng thực sự là điều quan trọng và cần thiết nhất.
Tùy thuộc vào từng khu vực bạn dự định thuê, mà sẽ khoanh vùng và tìm kiếm được những địa điểm văn phòng sao cho phù hợp nhất với nhu cầu. Đương nhiên, nếu càng có nhiều điều kiện thuận lợi, thì giá cho thuê văn phòng tại các vị trí đó lại càng cao.
Thứ hai: Diện tích khi thuê văn phòng
Diện tích văn phòng cần thuê cần đạt được nhu cầu sử dụng tối thiểu là bao nhiêu m2. Căn cứ vào nhu cầu của doanh nghiệp mà lựa chọn văn phòng có diện tích phù hợp. Diện tích văn phòng khi thuê cần phù hợp với số lượng nhân viên, người hiện tại và tương lai gần trong dự tính.
Thứ ba: Các yếu tố về giá khi thuê văn phòng
Giá cả là một trong những yếu tố quan trọng để thuê văn phòng. Bạn cần phải lựa chọn được loại văn phòng phù hợp với các tiêu chí. Đồng thời, tiêu chí về giá là quan trọng hàng đầu để có thể đáp ứng được chất lượng và thời gian thuê lâu dài.
Giá thành cho thuê văn phòng phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: diện tích, vị trí, chất lượng dịch vụ, chất lượng tòa nhà …. Chính vì thế, điều kiện để cân nhắc giữa các mức giá khác nhau khiến bạn khó khăn trong việc lựa chọn và xác định. Điều cần thiết là có thể đáp ứng được ngân sách mà bạn đã dự tính hoặc có thể hơn nhưng trong giới hạn của doanh nghiệp có thể chi ra. Từ đó đưa ra được mức giá phù hợp để thuê loại văn phòng phù hợp.
Thứ tư: Chất lượng văn phòng cho thuê
Chất lượng văn phòng khi thuê cũng là một trong những yếu tố quan trọng để thuê văn phòng sao cho hiệu quả. Chất lượng văn phòng cho thuê được đánh giá ở nhiều yếu tố như: Chất lượng thi công của tòa nhà, chất lượng dịch vụ văn phòng, các tiện ích đi kèm như: vệ sinh, trông xe, an ninh… tất cả những yếu tố này đều trở nên quan trọng đối với bạn khi chuẩn bị thuê văn phòng làm việc.
Một số dịch vụ khi thuê văn phòng bạn cần quan tâm:
+ Dịch vụ để xe: Đây là một trong những yếu tố quan trọng và cần thiết đối với mỗi văn phòng cho thuê hiện nay. Rất nhiều văn phòng cho thuê hiện nay không đảm bảo được các yếu tố này. Nhất là đối với các khu vực thành phố lớn, thì khu vực để xe thuận tiện, an toàn lại càng là vấn đề được nhiều người quan tâm. Nếu như không có chỗ để xe, thì vấn đề kinh doanh, hoạt động của văn phòng nơi bạn làm việc có đạt hiệu quả hay không?
Bạn cần trả lời rõ những vấn đề đó để có thể thuê được văn phòng làm việc với chất lượng tốt nhất.
+ Dịch vụ vệ sinh: Đây cũng là một vấn đề lớn mà bạn cần quan tâm. Nhất là đối với những văn phòng chia sẻ không gian nhiều khách hàng sẽ làm ở các ngành nghề khác nhau, thì dịch vụ vệ sinh lại càng quan trọng. Bạn cần phải xem xét các dịch vụ vệ sinh để đảm bảo được chất lượng của văn phòng làm việc.
Khu vực nhà vệ sinh, khu vực làm việc, khu vực chung như sảnh, thang máy, hành lang… cần được đảm bảo vệ sinh sạch sẽ.
+ Hệ thống cơ sở vật chất: Như điều hòa, hệ thống thang máy, hệ thống cửa sổ,… Tất cả những hệ thống dịch vụ đi kèm, cơ sở vật chất cần được đảm bảo. Một văn phòng làm việc chuyên nghiệp, cần thể hiện được sự thoải mái, chất lượng cơ sở dịch vụ tốt, cơ sở vật chất tốt để đảm bảo được các hoạt động, yêu cầu.
Chất lượng của hệ thống cơ sở vật chất chính là điều kiện quan trọng giúp cho văn phòng làm việc của bạn trở nên tuyệt vời hơn. Nó cũng là những điều kiện thuận lợi để hoạt động của doanh nghiệp, công ty của bạn trở nên tốt nhất. Bởi được phục vụ trong những điều kiện tốt nhất. Hiện nay, Hiện nay văn phòng chia sẻ đang thu hút rất nhiều doanh nghiệp quan tâm bởi đây là dịch vụ vừa đảm bảo chất lượng lại giá cả phù hợp.
Thứ năm: Liên quan đến chủ đầu tư
Trước khi thuê văn phòng để làm việc hoặc văn phòng đại diện doanh nghiệp bạn cần tìm hiểu kỹ những thông tin liên quan đến chủ đầu tư và văn phòng. Bạn phải xem văn phòng có uy tín hay không? Có những khó khăn, khúc mắc nào trong khi làm việc với khách hàng hay không…. Bạn cũng có thể tận dụng, tham khảo từ bạn bè và tốt nhất nên đến trực tiếp văn phòng để tham quan và tìm hiểu phong cách làm việc của văn phòng đó như thế nào.
Thứ sáu: Các điều khoản thanh toán
Hợp đồng cho thuê văn phòng, cũng như các điều khoản thanh toán cũng là điều kiện quan trọng khi thuê văn phòng làm việc. Bạn cần xác định và đọc rõ các điều khoản trong hợp đồng cho thuê văn phòng, liên quan đến những hoạt động thanh toán.
Thông thường, thanh toán tiền thuê văn phòng sẽ diễn ra khoảng 3 tháng 1 lần. Một số văn phòng dài hạn cho thuê thì có thể cho thanh toán 6 tháng hoặc 1 năm/ 1 lần. Nhưng tại Co Office quận 7 bạn sẽ luôn được hỗ trợ linh hoạt trong việc thanh toán, bạn có thể thanh toán theo tháng, quý, năm tuỳ thuộc vào tài chính của bạn.
Kết luận
Trên đây là một số yếu tố giúp bạn đưa ra quyết định để thuê văn phòng phù hợp với bản thân và doanh nghiệp, bạn tham nên khảo kỹ xem yếu tố nào là quan trọng đối với doanh nghiệp của mình hiện tại và đưa ra sự lựa chọn. Mong rằng những chia sẻ trên sẽ hữu ích cho doanh nghiệp bạn.
