Coworking Space hay văn phòng chia sẻ là hình thức cho thuê chỗ ngồi làm việc trong một văn phòng chung với một doanh nghiệp khác cũng có nhu cầu tương tự. Hình thức này giúp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho các doanh nghiệp nên rất được hoan nghênh tại thị trường Việt Nam đặc biệt giai đoạn phục hồi kinh tế sau đại dịch covid.
Vậy sau đây là tổng hợp 6 điều cần lưu ý khi thuê dịch vụ Coworking Space ở thành phố Hồ Chí Minh năm 2022.
1. Tìm hiểu vị trí văn phòng Coworking Space
Trước tiên bạn cần xác định trước nhu cầu làm việc của doanh nghiệp, không phải cứ thuê các văn phòng gần trung tâm mới là lựa chọn tốt bởi các khu vực càng gần trung tâm thì thường có giá thành rất cao.
Nên chọn một vị trí mà mang đến sự tiện lợi khi di chuyển cho bạn và các nhân viên trong doanh nghiệp của mình, có thể là các toà nhà gần các trục giao thông dễ dàng di chuyển. Việc chọn vị trí làm việc còn phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh, đối tượng khách hàng cần giao dịch nữa đấy.
2. Không gian văn phòng Coworking Space
Có một điều không thể phủ nhận rằng không gian làm việc ảnh hưởng khá lớn để hiệu suất công việc của bạn. Hãy thử tưởng tượng rằng hàng ngày bạn được làm việc trong một môi trường đầy ánh sáng, màu sắc, không gian văn phòng được bày trí một cách độc đáo hẳn sẽ mang lại cho bạn cảm hứng làm việc nhiều hơn thay vì các thiết kế của văn phòng truyền thống.
Lời khuyên dành cho bạn là nên đến tham quan trực tiếp để xem chỗ ngồi có thật sự thoải mái, bàn làm việc có rộng rãi, ghế ngồi ra sao.
3. Chi phí cho thuê
Thực tế là những người làm việc tự do, những bạn trẻ mới khởi nghiệp thì tài chính là điều rất quan trọng nên hãy tính toán kỹ trước khi đưa ra quyết định thuê.
Lời khuyên là hãy lựa chọn ít nhất 3 đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng Coworking Space để cân nhắc lựa chọn chi phí thuê tốt nhất. Đôi khí chi phí thuê thấp cũng chưa hẳn là tốt mà chi phí thuê cao thì ảnh hưởng tài chính. Như vậy cần xem xét xem chi phí thuê thế này đã phù hợp với diện tích, tiện ích mà ta sẽ nhận được hay chưa, sau đó hãy quyết định lựa chọn.
4. Tiện ích đi kèm
Để đánh giá chất lượng dịch vụ của một Coworking Space đạt tiêu chuẩn dĩ nhiên yếu tố trang thiết bị không thể nào bỏ qua. Hệ thống cơ sở vật chất cơ bản: bàn ghế, máy chiếu, điều hòa, máy in, điện thoại là những công cụ tối thiểu cần thiết để làm việc được hiệu quả. Ngoài ra các dịch vụ tiện ích khác tại Coworking Space gồm có:
- Địa chỉ giao dịch
- Lễ tân/bảo vệ chuyên nghiệp
- Khu vực tiếp khách
- Phòng họp hiện đại: máy chiếu, wifi, âm thanh,.
- Nước uống (trà, cà phê, nước lọc)
- Internet đảm bảo
- Có thể sử dụng các thiết bị văn phòng dùng chung như máy fax, máy photocopy, máy scan…
- Dịch vụ dọn vệ sinh văn phòng
- Bạn cần tìm hiểu kĩ vì đó là quyền lợi khi thuê Coworking Space.
5. Thỏa thuận các điều khoản rõ ràng với bên cho thuê văn phòng Coworking Space
Mọi việc được thỏa thuận rõ ràng, cụ thể ngay từ đầu ngoài việc hạn chế những phát sinh không hay trong quá trình thuê thì nó còn thể hiện tính chuyên nghiệp trong cách làm việc. Một bản hợp đồng đầy đủ tính pháp lý với những điều khoản rõ ràng sẽ không bao giờ là thừa, nó giúp bạn tránh những tranh chấp không đáng có cũng như tạo cơ sở đảm bảo phát triển lâu dài về sau.
6. Mô hình văn phòng Coworking Space phù hợp với những doanh nghiệp nào?
Để giúp bạn xác định rõ nhu cầu của mình sau đây là một số đối tượng nên sử dụng mô hình Coworking Space hiện nay:
- Doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí thuê văn phòng truyền thống.
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ, không có nhiều nhân viên, thường làm việc tại nhà.
- Doanh nghiệp có nhiều cộng tác viên, Freelancer, nhân viên thường hay di chuyển,..
- Doanh nghiệp mới Startup
- Nhóm làm việc độc lập, nhóm kinh doanh nhỏ,….
Trên đây là 6 điều mà chúng tôi chia sẻ, hy vọng sẽ giúp bạn thêm kinh nghiệm trong việc thuê văn phòng Coworking Space. Chúc bạn tìm được văn phòng lý tưởng cho mình.Hãy tận hưởng những giá trị tích cực mà Coworking Space mang lại cho bạn khi trải nghiệm không gian làm việc này nhé, hẳn sẽ không làm thất vọng đâu.
