Văn phòng ảo là loại mô hình văn phòng đang phát triển hiện nay. Nhiều doanh nghiệp thích sử dụng loại mô hình dịch vụ này để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, dễ dàng tập trung vào sản phẩm, dịch vụ chính. Vậy loại mô hình này có thật sự phù hợp với tất cả doanh nghiệp không?
Hãy cùng Co Office tìm hiểu kỹ hơn để đưa ra quyết định sử dụng loại mô hình văn phòng nào cho phù hợp nhé!
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo(Virtual Office) là loại hình dịch vụ mà bạn không cần đến văn phòng để làm việc thường xuyên, có thể điều khiển công việc từ xa nhưng vẫn đảm bảo tiến độ của công việc, có nhân viên hỗ trợ tiếp khách, nhận thư từ… .Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khoản chi phí thuê văn phòng đáng kể
Đề xuất thêm: Giải pháp môi trường làm việc
05 tiêu chí chọn văn phòng ảo
1. Bảo mật thông tin, hợp đồng rõ ràng
Khi thuê dịch vụ văn phòng đặc biệt là loại hình dịch vụ văn phòng ảo doanh nghiệp phải xem xét kỹ bên cho thuê có uy tín không, vấn đề bảo mật hợp đồng và các điều khoản hợp đồng có cụ thể rõ ràng không, vì với loại hình này doanh nghiệp hầu như làm việc từ xa và không cần đến trụ sở làm việc mọi giấy tờ hồ sơ đều là lễ tân bên cho thuê hỗ trợ nhận giúp
2. Đáp ứng nhu cầu tiện ích như văn phòng thực thụ
Mặc dù đối với loại hình dịch vụ văn phòng ảo nhân viên của doanh nghiệp không thường xuyên đến văn phòng mọi việc đều có lễ tân của bên cho thuê hỗ trợ nhưng khi sử dụng dịch vụ này phòng doanh nghiệp phải xem xét kỹ và nên chọn văn phòng uy tín đảm bảo đầy đủ các tiện ích như một văn phòng thực thụ. Khi cần có thể chọn nơi này để làm địa điểm giao dịch với khách hàng và đối tác để xây dựng ấn tượng tốt trong mắt họ.
Đề xuất thêm: Văn phòng làm việc riêng trong Coworking Space
3. Chi phí thuê văn phòng ảo
Khi thuê văn phòng một trong những điều doanh nghiệp quan tâm là chi phí thuê văn phòng. Đối với dịch vụ văn phòng ảo cũng vậy, loại hình dịch vụ này rất đa dạng về giá từ thấp đến cao và mỗi gói sẽ có những tiện ích khác nhau tùy theo nhu cầu của khách hàng
Ngoài ra, với loại mô hình dịch vụ này khách hàng có thể yên tâm thanh toán một lần và sử dụng dịch vụ tiện ích mà không sợ phí quá cao, bởi vì chi phí để thuê văn phòng ảo rất thấp so với việc thuê mặt bằng hoặc văn phòng làm việc.
4. Độ uy tín của bên cho thuê dịch vụ văn phòng ảo
Trước khi quyết định có nên sử dụng dịch vụ văn phòng ảo của một đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng, khách hàng tốt nhất nên tìm hiểu kỹ về mức độ uy tín thông qua các đánh giá của những khách hàng đã từng sử dụng hoặc tốt nhất nên đến trực tiếp văn phòng để tham quan và xem xét cách hoạt động của văn phòng đó.
Văn hoá làm việc của mỗi văn phòng hoặc Coworking Space sẽ khác nhau nên tốt nhất bạn nên đến tìm hiểu và tham quan nhiều văn phòng để đưa ra được quyết định cuối cùng phù hợp với doanh nghiệp
5. Tiềm năng tiếp cận và kết nối cùng phát triển với các doanh nghiệp
Nhiều bên cung cấp dịch vụ thuê văn phòng thường sẽ tạo các buổi workshop nhỏ hoặc là những bữa tiệc thân mật để các cá nhân, doanh nghiệp làm trong nhiều ngành nghề khác nhau đang thuê dịch vụ tại văn phòng giao lưu và chia sẻ kinh nghiệm trong quá trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp. Họ kết hợp trao đổi kinh nghiệm tạo thành một sân chơi nhỏ giúp cho bản thân và doanh nghiệp của mình phát triển tốt hơn.
Ngoài ra, đây cũng là cơ hội cho các cá nhân, doanh nghiệp tìm kiếm và tương tác với nhiều người hơn mở rộng tệp khách hàng.
Đối tượng phù hợp loại hình dịch vụ văn phòng ảo
Mặc dù loại hình dịch vụ văn phòng ảo tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp nhưng cũng không phải doanh nghiệp nào cũng nên sử dụng. Tốt nhất nên phụ thuộc vào nhu cầu làm việc của mỗi cá nhân, doanh nghiệp mà chọn loại hình dịch vụ văn phòng phù hợp.
Dưới đây là một số đối tượng phù hợp với dịch vụ văn phòng ảo:
- Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập doanh nghiệp
- Giám đốc các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn mở rộng chi nhánh hoặc có một văn phòng đại diện ngay tại trung tâm thành phố.
- Các chuyên viên tư vấn và các nhóm dự án
- Văn phòng đại diện có quy mô nhỏ
- Ngoài ra, đối tượng thuê văn phòng ảo còn là các công ty nước ngoài đang hoạt động trong thời gian thăm dò thị trường.
Trên đây là một số lưu ý cho doanh nghiệp tham khảo trước khi quyết định thuê văn phòng ảo. Co Office hi vọng thông qua bài viết này giúp cho các bạn dễ dàng hơn trong việc thuê văn phòng.
